Empieza por un inventario útil
Lista ordenadores, servidores, dispositivos de red, impresoras y programas importantes. Anota quién utiliza cada equipo y qué tarea depende de él. Incluye también las cuentas y servicios en la nube que forman parte del trabajo.
Un negocio con pocos ordenadores puede depender de un único programa de gestión. Saber esa dependencia ayuda más que limitarse a contar equipos. Identifica quién conserva los accesos administrativos y cómo se coordina con los proveedores existentes.
Distingue prevención, incidencias y cambios
Las revisiones periódicas pueden contemplar actualizaciones, almacenamiento, recursos y comprobaciones acordadas. Una incidencia es un fallo que requiere diagnóstico. Una ampliación o un cambio de sistema es otro tipo de trabajo y puede necesitar presupuesto propio.
| Área | Qué concretar |
|---|---|
| Equipos | Cuáles entran y cómo se incorporan nuevas altas. |
| Prevención | Tareas, frecuencia y registro de lo realizado. |
| Soporte | Canal, horario, modalidad y prioridades. |
| Costes adicionales | Licencias, recambios, desplazamientos y proyectos. |
Incluye la recuperación en la conversación
Pregunta qué datos se guardan, quién revisa las copias y cómo se comprueba que se pueden recuperar. No basta con que exista una carpeta llamada «backup». Una prueba debe permitir identificar qué se ha restaurado y si el resultado es utilizable.
Conviene acordar cuánto trabajo podría perderse y cuánto tiempo puede estar parada cada tarea. Estas necesidades orientan el diseño de la recuperación; no todas las empresas requieren la misma solución.
Aclara cómo se atiende una incidencia
Define qué información debe aportar el usuario: equipo, mensaje de error, momento en que empezó y personas afectadas. Distingue el tiempo de primera respuesta del tiempo necesario para resolver el problema. La solución puede depender de recambios, terceros o accesos que no estén disponibles.
También debe quedar claro cuándo se utiliza soporte remoto, cuándo es necesaria una visita y quién autoriza los cambios. Los trabajos que interrumpen la actividad necesitan coordinación previa.
Comprueba el servicio con hechos
Un registro de incidencias, las tareas realizadas y los cambios pendientes permite revisar si el mantenimiento está cubriendo las necesidades. Si el mismo problema se repite, conviene buscar su causa antes de repetir la intervención.
- ¿Existe una lista de equipos y servicios incluidos?
- ¿Están definidos los horarios y el canal de soporte?
- ¿Se conocen los trabajos y costes excluidos?
- ¿Se ha acordado cómo comprobar la recuperación?
- ¿La empresa conserva acceso a su documentación?