Reúne la información del entorno actual

Prepara una lista de usuarios, buzones, direcciones compartidas y aplicaciones que envían correo. Identifica quién administra el dominio y dónde están alojados los archivos. Anota el volumen aproximado de información y las dependencias del trabajo diario.

No envíes contraseñas en la primera consulta. Basta con confirmar quién dispone de los accesos; su uso se coordina después por un canal adecuado. Si intervienen otros proveedores, conviene saber qué parte administra cada uno.

Decide dónde irá cada tipo de información

Los archivos de trabajo individual y los documentos de un equipo pueden necesitar ubicaciones y permisos diferentes. En Microsoft 365, OneDrive sirve para el trabajo individual y las bibliotecas de SharePoint permiten organizar documentación compartida. Antes del traslado, define responsables y accesos.

Revisa también qué contenido sigue siendo necesario. Una migración es una ocasión para clasificar archivos, pero cualquier eliminación debe decidirla quien sea responsable de ellos.

Comprueba cuentas y licencias

Define qué necesita cada usuario y verifica el plan contratado. No presupongas que todas las suscripciones incluyen las mismas aplicaciones o funciones. Los accesos administrativos deben quedar bajo control de la empresa y con las medidas de protección que correspondan.

Prepara una relación entre cada origen y su destino: usuario, buzón o carpeta. Esa relación permite revisar el trabajo y detectar elementos que se hayan quedado fuera del alcance.

Haz una prueba limitada

Antes del cambio general, prueba con una muestra representativa y verifica el resultado con sus usuarios. Comprueba el inicio de sesión, el correo de entrada y salida, la apertura de documentos y los permisos acordados. Anota los problemas encontrados para corregirlos antes de ampliar la migración.

Acuerda cuándo se dejará de modificar el origen y cómo se tratarán los cambios posteriores a la copia inicial. Sin esa coordinación pueden aparecer versiones diferentes de un mismo documento.

Planifica el cambio y el acompañamiento

El calendario depende de los datos, la conexión y las tareas de preparación. Informa al equipo de qué cambiará y qué debe hacer. Conserva las copias y el acceso anterior que se hayan acordado hasta validar la migración.

  • Responsable del dominio y de los accesos identificado.
  • Cuentas y licencias revisadas.
  • Origen y destino de los datos definidos.
  • Permisos y muestra de archivos comprobados.
  • Pruebas de correo y acceso realizadas.
  • Usuarios informados y canal de soporte acordado.

Para ampliar los criterios de planificación, consulta la documentación de Microsoft sobre migración a SharePoint y OneDrive.