Reuneix la informació de l’entorn actual

Prepara una llista d’usuaris, bústies, adreces compartides i aplicacions que envien correu. Identifica qui administra el domini i on estan allotjats els fitxers. Anota el volum aproximat d’informació i les dependències de la feina diària.

No enviïs contrasenyes a la primera consulta. N’hi ha prou de confirmar qui disposa dels accessos; el seu ús es coordina després per un canal adequat. Si hi intervenen altres proveïdors, convé saber quina part administra cadascun.

Decideix on anirà cada tipus d’informació

Els fitxers de treball individual i els documents d’un equip poden necessitar ubicacions i permisos diferents. A Microsoft 365, OneDrive serveix per al treball individual i les biblioteques de SharePoint permeten organitzar documentació compartida. Abans del trasllat, defineix responsables i accessos.

Revisa també quin contingut continua sent necessari. Una migració és una ocasió per classificar fitxers, però qualsevol eliminació l’ha de decidir qui en sigui responsable.

Comprova comptes i llicències

Defineix què necessita cada usuari i verifica el pla contractat. No pressuposis que totes les subscripcions inclouen les mateixes aplicacions o funcions. Els accessos administratius han de quedar sota control de l’empresa i amb les mesures de protecció que corresponguin.

Prepara una relació entre cada origen i el seu destí: usuari, bústia o carpeta. Aquesta relació permet revisar la feina i detectar elements que hagin quedat fora de l’abast.

Fes una prova limitada

Abans del canvi general, prova amb una mostra representativa i verifica el resultat amb els usuaris. Comprova l’inici de sessió, el correu d’entrada i sortida, l’obertura de documents i els permisos acordats. Anota els problemes trobats per corregir-los abans d’ampliar la migració.

Acorda quan es deixarà de modificar l’origen i com es tractaran els canvis posteriors a la còpia inicial. Sense aquesta coordinació poden aparèixer versions diferents d’un mateix document.

Planifica el canvi i l’acompanyament

El calendari depèn de les dades, la connexió i les tasques de preparació. Informa l’equip de què canviarà i què ha de fer. Conserva les còpies i l’accés anterior que s’hagin acordat fins a validar la migració.

  • Responsable del domini i dels accessos identificat.
  • Comptes i llicències revisats.
  • Origen i destí de les dades definits.
  • Permisos i mostra de fitxers comprovats.
  • Proves de correu i accés fetes.
  • Usuaris informats i canal de suport acordat.

Per ampliar els criteris de planificació, consulta la documentació de Microsoft sobre migració a SharePoint i OneDrive.